AVISO DE PRIVACIDAD
Instrumentalia SAS se permite por este medio solicitar a todos los titulares de los datos personales que fueron recolectados antes del 27 de junio de 2013 y a los cuales dio tratamiento para las siguientes finalidades: envío de ofertas, promociones, actividades, alianzas, noticias importantes y facturación de Instrumentalia.com.co , su autorización previa, expresa e informada para continuar dando el mismo tratamiento y para las mismas finalidades a tales informaciones. Así, en virtud del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013 si, dentro de los treinta (30) días siguientes a esta comunicación, usted no solicita la supresión de sus datos personales de nuestras bases de datos, Instrumentalia SAS podrá continuar procesando sus datos personales para las finalidades descritas y las contenidas en la Política de tratamiento de datos personales de Instrumentalia SAS, a la cual usted tiene acceso a través de http://instrumentalia.com.co, en la sección de Atención al cliente / Ley de Protección de Datos ( Habeas Data ), y donde usted podrá conocer el modo de ejercer sus derechos.
Respecto de sus datos personales, usted tiene derecho a conocerlos, actualizarlos y rectificarlos frente a Instrumentalia SAS y las compañías tratantes; a solicitar prueba o copia de esta o las demás autorizaciones que haya dado para el tratamiento de la información; a solicitar información sobre el uso que se ha dado a sus datos personales por parte de Instrumentalia SAS o por los tratantes, a presentar ante la autoridad competente quejas por violaciones al régimen de protección de datos personales, a revocar la presente autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales cuando la autoridad competente determine que se incurrió en conductas contrarias a la ley en relación con sus datos personales, y acceder de forma gratuita a sus datos personales tratados por Instrumentalia SAS. En caso de consultas o quejas en relación con el tratamiento de sus datos personales, por favor diríjase a [email protected] , responsable del tratamiento de datos personales al interior de Instrumentalia SAS.
LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS
Los datos personales de Clientes, Proveedores, Contratistas, Colaboradores y terceros, que se recojan o que se encuentren registrados en las bases de datos de Instrumentalia SAS, serán tratados conforme a los principios rectores para el Tratamiento de Datos Personales y disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y serán aplicables de igual forma a las bases de datos compartidas o transferidas a Instrumentalia SAS, por terceros.
Para las finalidades descritas a continuación, Instrumentalia SAS podrá: Recoger, transmitir, almacenar, usar, procesar, compartir, transferir, transmitir y custodiar los datos personales de los Titulares, como Responsable, encargándose directamente del tratamiento de los mismos o encargando a un tercero que tenga vinculo comercial con las Tiendas Instrumentalia e instrumentalia.com.co, sea que opere o no en otro país para la prestación de cualquier servicio que pueda ser suministrado conforme a las finalidades siguientes y las que sean autorizadas por los Titulares.
FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Instrumentalia SAS usará los datos personales del Titular –Cliente- con las siguientes finalidades:
• Para el desarrollo de actividades comerciales y transaccionales vinculadas con las Tiendas instrumentalia e instrumentalia.com.co, comercio electrónico y ventas a través de ventas a distancia.
• Para la expedición de cotizaciones, facturas, notas pedido y demás documentos como soporte de una transacción.
• Para perfeccionar o concretar el pago de un producto o servicio adquirido por el Titular.
• Para el despacho de pedidos y prestación de servicios contratados por el Titular. Así como el proceso de evaluación y posterior calificación de la calidad del servicio prestado.
• Atención del trámite de garantías y devolución de productos.
• Emisión de respuestas a las consultas acerca de productos y servicios ofrecidos, peticiones, quejas y reclamos.
• Realización de estudios con fines estadísticos, medición del nivel de satisfacción del cliente y de conocimiento del Cliente.
• Recibir información y ofertas sobre novedades, productos, servicios, concursos y eventos especiales propios del objeto social de Instrumentalia SAS que puedan resultar atractivos o beneficiosos para sus clientes.
• Para el desarrollo de actividades relacionadas con servicios computarizados.
• La prestación de servicios de atención telefónica; cobranzas u otros de naturaleza similar.
• La ejecución de procesos y procedimientos contables.
• La realización y cumplimiento de los protocolos de seguridad establecidos por Instrumentalia SAS
• Adelantar el control y prevención de fraudes y lavado de activos, cuando aplique.
• La creación de bases de datos de acuerdo con las características y perfiles de los titulares de Información personal.
• El cumplimiento de obligaciones legales por parte de Instrumentalia SAS entre ellas y sin limitarse a éstas: el registro de venta de sustancias controladas; la interposición de denuncias en calidad de víctima; el registro de Control para la venta de ácidos, álcalis y sustancias corrosivas; la reversión de transacciones en virtud de las normas de Protección al Consumidor; la celebración de contratos de transacción para precaver litigios, entre otros.
Además, para cualquier finalidad adicional que sea debidamente autorizada por los Clientes. Instrumentalia SAS tratará los datos personales del Titular (Proveedor, Contratista y terceros) con las siguientes finalidades:
•Para el normal desarrollo de la relación comercial y contractual sostenida con Instrumentalia SAS y el cumplimiento de las obligaciones adquiridas en virtud de dicha relación.
• Prestación de los servicios ofrecidos por los Almacenes Instrumentalia e instrumentalia.com.co, entre ellos y sin limitarse: Instalaciones, diseño de proyectos, producto a pedido y demás.
• Desarrollo de estudios de seguridad y financieros.
• Desarrollo de servicios de seguridad electrónica, seguridad física, seguridad industrial.
• Procesos contables, Tributarios, pago de facturas y demás.
• Desarrollo de servicios de mantenimiento y soporte en Sedes instrumentalia SAS.
• Cumplimiento de los protocolos de Registro y control de ingreso de mercaderistas, promotores, personal de impulso, personal de servicios generales, seguridad, soporte tecnológico y demás terceros para la operación de los Almacenes Instrumentalia e instrumentalia.com.co, junto con las Sedes de Instrumentalia SAS, en desarrollo de la relación contractual de los proveedores comerciales con Instrumentalia SAS.
• Estudio y entrega de desarrollo de donaciones de Instrumentalia SAS a fundaciones, conforme a las políticas establecidas internamente para tal fin.
• Desarrollo de servicios de comunicaciones corporativas.
• La representación judicial de la compañía.
• Lo relacionado con la prestación de servicios de gestión ambiental.
• Lo relacionado con la prestación de servicios tecnológicos.
• El cumplimiento de obligaciones legales por parte de Instrumentalia SAS, entre ellas y sin limitarse a éstas: el registro de venta de sustancias controladas; el registro de Control para la venta de ácidos, álcalis y sustancias corrosivas; entre otros.
Además, para cualquier finalidad adicional que sea debidamente autorizada por el Proveedor, Contratista y terceros. Instrumentalia SAS usa los datos del Colaborador para el cumplimiento de las siguientes finalidades, que incluyen, pero no se limitan a:
• El cumplimiento de obligaciones legales o contractuales del colaborador y Instrumentalia SAS y/o de instrumentalia.com.co con terceros.
• La debida ejecución del contrato de trabajo.
• La participación en procesos de promoción, desarrollo y crecimiento del colaborador.
• Trámites o seguimientos médicos.
• El cumplimiento de las políticas internas del colaborador y el Reglamento de Trabajo.
• El cumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias del colaborador.
• La administración de sistemas de información y comunicaciones.
• La generación de copias y archivos de seguridad de la información en los equipos proporcionados por Instrumentalia SAS.
• El ofrecimiento de beneficios extralegales al colaborador.
• El control y prevención de fraudes y lavado de activos.
• Los mecanismos y protocolos de seguridad de las instalaciones de Instrumentalia SAS La elaboración de encuestas (comerciales, académicas, o de cualquier otra clase)
• Todas aquellas finalidades que sean compatibles con la ejecución del contrato de trabajo.
• Además, para cualquier finalidad adicional que sea debidamente autorizada por el Colaborador.
COMO REALIZAR UNA CONSULTA?
Para ampliar la información sobre cómo proteger tus datos o resolver tus inquietudes, puede escribir un email a [email protected] o llamar en Bogotá al 694 5182 • La consulta deberá ser atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
CÓMO PRESENTAR UN RECLAMO?
Puede presentar su reclamo escribiendo al correo electrónico [email protected]. 1. El interesado deberá formular el reclamo mediante solicitud dirigida a la Empresa, deberá contener: a. El nombre, domicilio del titular, y medio de contacto para recibir la respuesta, este puede ser teléfono, correo electrónico y dirección de residencia b. Los documentos que acrediten la identidad del titular o la representación de su representante. c. La descripción clara y precisa de los datos personales o hechos respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos y que dan a lugar a su solicitud.
De cualquier modo Instrumentalia SAS, tiene a disposición de los titulares un modelo de solicitud que cuenta con dichos parámetros para que el solicitante proceda a diligenciar.
2. Si el reclamo por parte del cliente no está completo, se solicitará al cliente dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que presente la información faltante. 3. El cliente tiene dos (2) meses desde la fecha del requerimiento para entregar la información requerida, si no entrega la información se dará por finalizado el caso. 4. Si la Empresa no puede resolver el reclamo, le dará traslado a quien corresponda e informará de la situación al interesado. 5. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
DE QUÉ TRATÁ LA LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
La norma que entró en vigencia el pasado 19 de abril es la ley 15 1581 del 2012 que es la nueva ley de protección de datos personales en Colombia, una norma de carácter general que viene a complementar a la norma 1266 de 2012, también de Habeas Data, pero que se refería a la información financiera y crediticia, es decir, Colombia en el 2008 tenía una norma de Habeas Data financiera que ahora se complementa con una norma general de Habeas Data.
¿DE QUÉ HABLA LA NORMA DE HABEAS DATA?
El derecho de Habeas data está contemplada en el artículo 15 de la constitución política del 91y hace referencia al derecho que tienen los ciudadanos a acceder, actualizar, corregir y eliminar su información personal que esté recogida en una base de datos, derecho que se ejercía en una tutela, pero ahora se puede hacer a través de entidades que utilicen la información; si la entidad no realiza la operación, el ciudadano se puede dirigir a la Superintendencia de Industria y comercio que adelantaría una investigación y dé una orden de protección del derecho o inclusive investigue a la empresa que pueda tener una mala práctica con el manejo de la información.
¿CUÁLES SON LOS DERECHOS QUE TIENEN LOS CONSUMIDORES?
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a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
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b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
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c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
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d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
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e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
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f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
¿CUÁL ES EL PERIODO DE VIGENCIA DE LA POLÍTICA?
La vigencia de la política de protección de datos es desde el 26 de Julio de 2013.
¿CUÁL ES EL TIEMPO DE DURACIÓN DE LA BASE DE DATOS?
La duración de la BD se determinará por el tiempo que dure la relación entre la compañía y el consumidor y en todo caso se salvaguardará el dato conforme al principio de necesidad y los demás principios de la protección de datos personales.
¿CUÁLES SON LAS MANERAS COMO ACTÚA LA SUPERINTENDENCIA?
Puede dar un orden de eliminación, de corrección o de actualización de la información o puede imponer una sanción que puede ser una de tres cosas: una multa pecuniaria de hasta dos mil salarios mínimos, puede ser el cierre temporal de un establecimiento, o en los caso de que haya violaciones graves a la ley, por manejo de información sensible, puede ordenar el cierre definitivo de establecimiento.
¿SE HABLA DE INFORMACIÓN CONTENIDA EN ALGÚN SISTEMA ESPECÍFICO O DE CUALQUIER BASE DE DATOS?
De cualquier base de datos que recoja información personal o datos personales de ciudadanos
¿A QUÉ TIPO DE DERECHOS EMPIEZA A ACCEDER LA COMUNIDAD?
La ley impone una serie de deberes a los responsables y encargados de la información, a las empresas que atiendan los reclamos de los ciudadanos, que hagan valer el derecho Habeas Data de los ciudadanos, le exige que cuenten con políticas del tratamiento de la información, les exige que cuenten con medidas de seguridad para que no haya acceso no autorizados a los datos personales, que mantengan las copia de las autorizaciones de los ciudadanos para manipular la información, pero adicionalmente, a los ciudadanos se les dota de la posibilidad que ejerzan sus derechos a través de mecanismos, primero de reclamación directa en caso de que esos reclamos no sea atendidos ante la superintendencia de Industria y Comercio.
¿TAMBIÉN INCLUYE LOS DATOS QUE SE SUMINISTRAN EN INTERNET?
Esta nueva ley de protección de datos personales aplica en todos los ambientes, hay algunas bases de datos que se recogen de manera manual, pero evidentemente las mayores complicaciones y dificultades de recopilación se presentan con Internet.
DESCARGUE EL MODELO DE SOLICITUD DE RECLAMO DE DATOS PERSONALES
Información relacionada con la resolución de disputa en línea del Art. 14, párr. 1 del ODR (Regulación de resolución de disputa en línea):
La Comisión Europea ofrece a los consumidores la oportunidad de resolver disputas en línea conforme al Art. 14, párr. 1 del ODR en una de sus plataformas. La plataforma (http://ec.europa.eu/consumers/odr) sirve como web en la que los consumidores pueden intentar llegar a acuerdos sin ir a juicio relacionados con las disputas que surjan en las compras y contratos de servicios en línea.